Os funcionários da Amazon em breve terão que ir ao escritório durante toda a semana, mas talvez tenham menos reuniões entediantes quando chegarem lá.
O memorando do CEO Andy Jassy, voltado para reduzir o inchaço corporativo, prometeu eliminar as “pré-reuniões para as pré-reuniões das reuniões de decisão”, que ele classificou como “artefatos que gostaríamos de mudar”. Ao fazer isso, a gigante da tecnologia, que emprega 1,5 milhão de pessoas, tornou-se a mais recente grande empresa a tentar reduzir a burocracia corporativa, um problema que se tornou mais evidente durante a onda de contratações induzida pela pandemia.
Grandes organizações desperdiçam cerca de US$ 100 milhões por ano em reuniões desnecessárias. Executivos afirmam que quase metade dessas reuniões poderia desaparecer sem qualquer impacto negativo.
Jassy prometeu mudanças para deixar a organização mais enxuta, dizendo que queria que os funcionários “sentissem que podem agir rapidamente sem processos, reuniões, mecanismos e camadas desnecessárias, que geram custos e desperdiçam tempo valioso”.
“Caixa de sugestões de burocracia”
Alguns especialistas em ambiente de trabalho comemoraram o ataque de Jassy contra a burocracia, que também incluiu a promessa de reduzir os níveis de gestão e a criação de uma “caixa de sugestões de burocracia” onde os funcionários podem identificar processos e regras que “devem ser apontados e eliminados”.
Outros especialistas em gestão disseram que as pré-reuniões que Jassy quer eliminar podem ter valor.
“Eu acho que as pré-reuniões têm prós e contras”, disse Andy Molinsky, professor de gestão e comportamento organizacional na Brandeis International Business School. Embora ocupem tempo e possam ser excludentes, elas também ajudam a moldar e avaliar ideias, o que pode aumentar o comprometimento e, em última análise, melhorar a execução, disse Molinsky.
“Talvez a Amazon sinta que as coisas estão muito emperradas. A questão é se o que eles vão ganhar supera o que podem potencialmente perder”, ele disse.
O psicólogo organizacional Steven Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte em Charlotte, disse que as pré-reuniões podem ser “uma parte crítica” de algumas decisões. Mesmo que muitas sejam desnecessárias, uma ordem de cima para eliminá-las todas é equivocada, ele disse.
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“Esclerose burocrática é inevitável”
Ainda assim, uma agenda cheia de pré-reuniões é um sinal de alerta cultural, indicando que os funcionários temem as consequências de não terem todas as respostas, de acordo com Jennifer Nahrgang, professora de gestão no Tippie College of Business da Universidade de Iowa.
As táticas para limitar reuniões variam: duas vezes por trimestre, por exemplo, a Slack, pertencente à Salesforce, cancela todas as reuniões internas por uma semana inteira e as elimina às sextas-feiras. A Shopify Inc. criou uma ferramenta embutida nos calendários dos funcionários que estima o custo de cada reunião. Esses custos podem se acumular: há uma década, a Bain & Co. descobriu que uma única reunião semanal de gerentes de nível médio custava a uma organização US$ 15 milhões por ano.
Reduzir a burocracia poderia adicionar US$ 4,8 trilhões à produção econômica dos EUA, de acordo com uma nova análise de Gary Hamel e Michele Zanini, autores de Humanocracy e cofundadores do Management Lab, uma empresa de pesquisa e consultoria. Mas iniciativas para reduzir a burocracia muitas vezes falham.
“A cada poucos anos, uma empresa declara guerra à burocracia. Mas, como a grama na chuva, ela volta a crescer, e tudo o que você fez foi apenas apará-la”, disse Hamel. “Como o envelhecimento, essa esclerose burocrática é inevitável.”
“A burocracia é uma maneira de pensar””
A iniciativa da Amazon de se tornar mais enxuta segue os passos da Meta, onde o CEO Mark Zuckerberg cortou milhares de empregos no ano passado e supostamente criticou “gerentes gerenciando gerentes, gerenciando gerentes, gerenciando gerentes, gerenciando as pessoas que estão fazendo o trabalho”.
O chefe da Bayer, Bill Anderson, adotou uma abordagem única – inspirada parcialmente na fabricante chinesa de eletrodomésticos Haier – ao agrupar funcionários em pequenas equipes que trabalham juntas por 90 dias em um projeto e depois se dispersam.
No caso da Amazon, Jassy disse que quer promover uma transformação cultural para que a empresa de 30 anos “opere como a maior startup do mundo.”
Mas Hamel observou que outros CEOs fizeram promessas semelhantes, apenas para falharem: Carly Fiorina, ao assumir o controle da Hewlett-Packard em 1999, disse que iria recapturar o espírito da garagem onde a empresa foi fundada. Seis anos depois, após uma fusão fracassada e milhares de demissões, Fiorina foi dramaticamente expulsa pelo conselho da HP.
Será que a nova geração de startups de tecnologia lendárias será mais bem-sucedida em resgatar suas raízes empreendedoras da burocracia? Segundo Hamel, isso depende de como elas abordam o problema.
“A burocracia não é apenas excesso de camadas, é uma maneira de pensar”, disse Hamel. “Há grande mérito em perguntar se há muitas reuniões inúteis. Mas se você realmente quer recapturar o espírito de uma startup, isso é um objetivo muito mais radical. Então, minha primeira pergunta para a Amazon é: ‘Até que ponto vocês estão realmente dispostos a mudar?’”