Quatro mil semanas é o tempo que você terá vivido se chegar aos 80 anos. Esse também é o título do livro sobre gestão de tempo do jornalista britânico Oliver Burkeman. Muito além de dicas e técnicas sobre como você deve organizar suas tarefas no trabalho e na vida pessoal, o autor traz um novo olhar para a nossa finitude e quer confrontar a ideia de que produzir mais e mais é a chave para o sucesso.
“A vida humana é muito curta, mas isso não é uma razão para surtar e tentar fazer um milhão de coisas ao mesmo tempo”, disse ele, em entrevista ao Estadão.
O colunista do jornal The Guardian e autor do livro “4 mil semanas, gestão de tempo para mortais”, afirma que as pessoas são facilmente enganadas pela ideia de que fazer muitas coisas durante o dia é sinônimo de eficiência. Ele também destaca que gestão de tempo não é sobre aprender a fazer mais em menos tempo, mas entender que é preciso saber o que priorizar e aceitar que irá negligenciar outras partes da sua vida.
“É preciso abandonar essa fantasia de que se nos tornarmos mais produtivos teremos controle sobre tudo. Precisamos fazer escolhas sobre o que é importante agora e o que pode esperar”, conta.
Confira alguns trechos da entrevista:
A produtividade sempre é algo positivo?
Definitivamente não. Existe um problema muito sério na ideia que temos de produtividade. O nosso objetivo acaba sendo simplesmente fazer coisas, riscar objetivos das listas de pendências e isso não é necessariamente o melhor caminho. Depende muito se são coisas importantes e, obviamente, há dificuldades em determinar isso porque pode ser relevante para o seu trabalho ou muito significativo para você, mas sem sentido para outra pessoa. Eu acredito que as pessoas são facilmente enganadas por esse sentimento de “eu fiz um monte de coisas hoje, então isso deve ser bom” ou “eu só fiz duas coisas hoje, então isso deve ser ruim”, mas não é verdade. Se você faz uma ou duas coisas importantes no dia, você pode ter uma rotina muito mais eficaz em relação a um dia muito ocupado. É tudo sobre descobrir quais partes são importantes para você.
Como incorporar isso no dia a dia?
Obviamente é difícil porque as pessoas estão trabalhando em um contexto profissional onde não necessariamente tomam todas essas decisões, mas um dos pontos mais importantes para mim e que eu trago no livro é: não se engane internamente dizendo que se tornar cada vez mais produtivo é a chave para a paz de espírito ou para a felicidade. Ok, pode ser algo que você tem de fazer em um determinado contexto, se essas são as pressões de seu ambiente profissional específico, mas acho que nos enganamos pensando que a resposta está em mais e mais produtividade. Ser mais produtivo te deixará mais ocupado e não menos ocupado, o que é bom se você gosta do que está fazendo, mas não é um caminho para vencer o problema da falta de tempo.
O que as pessoas fazem de errado quando elas estão tentando ser mais produtivas?
Eu acho que a resposta básica para isso é focar apenas na eficiência ou na ideia de fazer o máximo de coisas possíveis na menor quantidade de tempo. De novo, isso pode ser uma resposta muito razoável às pressões externas e culturais de uma organização ou apenas uma imposição do capitalismo, mas a produtividade não irá criar mais significado na sua vida. É uma armadilha. É útil você se tornar mais eficiente se você está demorando 90 minutos para se vestir de manhã porque não sabe onde estão suas roupas, mas as pessoas passaram a abraçar a produtividade como se fosse o caminho para o sucesso. As pequenas tarefas do dia a dia, como nossa caixa de entrada do e-mail, são suprimentos infinitos e isso sempre te fará mais e mais ocupado. Se responder a todos, receberá uma resposta de todos, é um ciclo viciante. É preciso abandonar essa fantasia de que se nos tornarmos mais produtivos teremos controle sobre tudo. Precisamos fazer escolhas sobre o que é importante agora e o que se pode esperar.
No livro, você fala sobre dois tipos de procrastinação: a boa e a ruim. Como podemos distingui-las?
Podemos começar entendendo como ela funciona. Estamos sempre procrastinando porque há mais coisas importantes do que tempo disponível para fazê-las. Ou seja, há uma série de coisas que você não irá fazer no seu dia. Não se trata de escolher se devemos negligenciar algumas coisas. Trata-se apenas de escolher quais coisas negligenciar. Isso foi muito libertador para mim. Significou que não preciso continuar tentando encontrar autodisciplina ou energia suficiente para fazer tudo, posso pensar e decidir racionalmente sobre as coisas que irei priorizar.
Por outro lado, quando falamos sobre coisas importantes, as pessoas costumam procrastinar porque querem que sejam perfeitas de alguma forma. Então, elas querem fazê-las perfeitamente ou querem que sejam perfeitamente bem recebidas. As pessoas entram nessa ideia de: “Vou esperar até estar pronto” ou “Vou esperar até estar qualificado”. Nunca vai ser perfeito. Somos humanos limitados e não podemos controlar como todo mundo vai responder ao que fazemos. Novamente, quero dizer que esse é um bom motivo para relaxar e apenas agir, porque esse momento perfeito no futuro não está chegando.
A maioria das pessoas parece ser obcecada em parecer e estar sempre ocupada. Por que é tão difícil relaxar?
Eu acho que é uma questão cultural. Parece que temos de pensar assim para conseguir sobreviver financeiramente e isso é verdade para muita gente, é claro, há muitas pessoas no mundo que, se não trabalharem muitas horas, não conseguirão colocar comida na mesa, mas também há esse tipo de ideia existencial que nos obriga a transformar o ócio em produtividade e que coloca a pausa como algo perigoso. No meu tempo livre, por exemplo, eu vou treinar para uma maratona, porque pelo menos estou em movimento e chegando a algum lugar. Não precisa ser assim, eu posso caminhar pela praia ou ler um romance em paz. No começo pode parecer desconfortável porque você está condicionado a querer fazer coisas que tenham um propósito no futuro, mas uma das maiores descobertas para mim foi perceber o quão importante e agradável é o descanso.
Como as empresas podem lidar com isso?
Eu acho que as empresas precisam respeitar mais as limitações das pessoas. O tempo é finito e o sucesso de uma organização demanda que isso seja considerado. O exemplo mais óbvio é que se você deseja que sua equipe se concentre em alguma prioridade, você tem de compreender o que não será feito como resultado de focar em outras prioridades. É preciso realmente ver a natureza finita das situações e dar-lhes permissão para se concentrar em algo específico, sabendo que algo será descuidado. Não se trata de dizer “vamos apenas relaxar e fazer menos”, trata-se de entender que se as pessoas se concentrarem em uma prioridade, vão negligenciar as outras. Isso irá acontecer de qualquer maneira, então podemos estar conscientes disso e tomar decisões sábias, ou podemos constantemente construir sistemas para tentar nos convencer de que fazer tudo é possível, quando, na prática, não é.
Como podemos utilizar o tempo a nosso favor? Quais são as técnicas para organizar uma rotina mais eficiente?
Uma das técnicas que eu gosto de recomendar é manter duas listas de tarefas diferentes. Uma das coisas que acontece com uma lista de tarefas comum é que a usamos para dois propósitos diferentes: ou você a usa para fazer uma anotação de todas as coisas que você precisa fazer ou usamos isso para dizer quais são essas as coisas que vou fazer. O problema é que se tiver 400 coisas nela você vai enlouquecer, então eu sugiro que você mantenha as duas listas.
Como seria?
Em uma delas, chamada lista aberta, você coloca qualquer demanda que surge na sua vida e essa pode ser bem longa, porque ela serve para manter um registro de tudo. Na lista fechada, você escolhe de 5 a 10 tarefas para serem realizadas e você não tem permissão para movê-las da lista grande para a lista pequena até que tenha feito uma ou duas dessas coisas corretamente e liberado o espaço. É como criar um obstáculo intencional em seu fluxo de trabalho para garantir que você não gaste seu tempo totalmente disperso. É você dizendo para si mesmo que “este é o meu trabalho agora” e você só pode fazer a próxima coisa da lista quando terminar algo. Outra coisa legal é a ideia de decidir com antecedência no que você vai falhar. Se há muito o que fazer em todas as esferas da sua vida, você precisa fazer escolhas. Você tem outras prioridades, então a casa vai ficar bagunçada e você ficará bem. Você decidiu de forma proativa negligenciar essa parte da sua vida por enquanto, então coloque na sua cabeça que tomou essa decisão conscientemente e, só porque essa parte não está do jeito que você queria, não significa que você seja um fracasso.