Assim como muitas pessoas veem o início de um novo ano como um momento para começar a se alimentar de forma mais saudável, fazer atividade física ou beber mais água, especialistas em produtividade dizem que este também é um bom período para redefinir o modo como trabalhamos.
O começo do novo ano oferece aos trabalhadores um ponto de referência para poder avaliar o que deu ou não certo, o que se quer no futuro e traçar um plano para alcançar metas, dizem os especialistas.
Para eles, pode ser tão importante, se não mais, quanto definir metas pessoais de saúde, pois a maioria dos trabalhadores passa a maior parte das horas em que está acordado em seus empregos.
“É importante reservar um tempo para avaliar o ano que terminou e pensar no futuro”, disse Jono Luk, vice-presidente de gestão de produtos da Webex. “É tão fácil voltar ao mesmo ritmo [que se tinha antes].”
Os especialistas lembram que fazer mudanças significativas não precisa ser sufocante, difícil ou mesmo algo gigantesco. Até pequenos ajustes podem fazer grande diferença na forma como alguém trabalha.
“Acredito muito em fazer pequenas mudanças progressivas”, disse Joshua Zerkel, chefe de marketing de engajamento global e especialista em produtividade da Asana. “Nunca é uma boa ideia mudar tudo de uma vez.”
Aqui estão 13 maneiras pelas quais os trabalhadores podem se preparar para o sucesso no início do ano.
Restabeleça as fronteiras entre pessoal e profissional
A pandemia confundiu as fronteiras entre o trabalho e a vida pessoal nos últimos dois anos, disse Luk, por isso talvez seja um bom momento para fortalecê-las, isso pode acontecer de várias maneiras, desde garantir que você tenha um espaço específico para trabalhar, até entender quando algo deve ou não deve ser feito dentro de seu expediente.
“Compartilhe seus objetivos e limites com os outros”, disse ele. “Então, faça algo como: ‘se você me vir on-line às 19h, mande eu ir embora’. Eles vão mantê-lo responsável por suas ações.”
Deixe claro seus objetivos
Uma maneira de refletir sobre seus objetivos é lembrar do que conquistou e aplicar isso ao que deseja fazer no futuro, disse Akhila Satish, CEO da Meseekna, empresa de tecnologia que usa simulações para ajudar na avaliação de talentos.
Tente tornar seus objetivos os mais práticos possíveis com pequenos prazos para torná-los viáveis, disse ela. Talvez seja necessário conseguir feedbacks para ajudá-lo, disse Anita Williams Woolley, professora e pró-reitora de pesquisa da Tepper School of Business da Universidade Carnegie Mellon. Ela também sugere reservar um pouquinho de tempo todos os dias ou todas as semanas para analisar suas atividades e alinhá-las com seus objetivos.
“Seja intencional e específico em relação ao que você precisa fazer para progredir”, disse ela.
Determine suas prioridades
O que é urgente talvez nem sempre seja o que é importante, disse Anita, por isso certifique-se de compreender as suas prioridades. Depois de fazer isso, você pode mapear especificamente o que planeja fazer e repetir até criar novos hábitos.
Isso pode significar adicionar compromissos no calendário para bloquear horários e conseguir se concentrar em tarefas específicas. “Foque nas coisas que são importantes”, disse ela. “Não deixe que elas saiam dos trilhos por causa de coisas urgentes e não importantes.”
Informe suas intenções
Torne conhecidos os seus compromissos e intenções para o ano, dizem os especialistas. Compartilhar seus pensamentos talvez seja útil para o restante de sua equipe, que pode ter sugestões ou precisar ajustar as próprias expectativas. “Isso talvez reduza o número de coisas que poderiam lhe atrapalhar”, disse Anita. “E há mais chances de cumprir aquilo com que nos comprometemos publicamente.”
Avalie sua produtividade
Dê uma olhada em seu calendário e analise quando você foi mais e menos produtivo, disse Akhila. Isso pode dar pistas de quando sua produtividade melhora ou piora e, assim, você pode organizar reuniões futuras e trabalhar sem interrupções entre elas.
Verifique também quais itens de calendário valem a pena manter, disse Luk. Isso pode significar repensar as reuniões recorrentes e encurtá-las, cancelá-las ou transformá-las em e-mails ou outras formas de comunicação, disse Zerkel.
“Na verdade, a maioria das pessoas poderia eliminar 25% do que fazem sem qualquer impacto na produtividade”, disse Harry Kraemer, professor de gestão e organizações da Kellogg School of Management da Universidade Northwestern. “Fazemos algumas coisas apenas pelo hábito de sempre.”
Encontre o seu equilíbrio
Leve em consideração como você gasta as 168 horas que recebe todas as semanas, disse Kraemer. Divida a porcentagem de tempo que você deseja dedicar para seis áreas da sua vida: carreira e educação contínua, família e amigos, espiritualidade, saúde, diversão e responsabilidade social. Depois, compare isso com quanto tempo você está de fato dedicando e faça os ajustes necessários, disse ele. “Temos esse conceito bizarro de multitarefa”, afirmou. “Mas será que confundimos atividade com produtividade?”
Tire proveito das ferramentas digitais
Ganhar tempo pode ser tão simples quanto copiar e colar uma resposta de e-mail usada com frequência do bloco de notas do seu laptop, disse Akhila. Mas existem outros programas ou formas de digitalizar pequenas tarefas para melhorar o seu fluxo de trabalho?
Zerkel disse que talvez seja até mesmo necessário diminuir seu conjunto de ferramentas digitais para ser mais eficiente. Em vez de trabalhar por e-mail, por exemplo, pode haver um sistema de gestão de tarefas que faça mais sentido para as equipes usarem em projetos específicos, a respeito dos quais talvez queiram conversar, compartilhar recursos ou definir prazos.
Planeje seu tempo livre
Comece a planejar suas folgas agora, mesmo que seja uma estimativa vaga, aconselhou Luk. Se você sabe que quer viajar para a praia no verão, escolha alguns fins de semana que seriam ideais e marque-os em seu calendário para evitar que o planejamento passe por cima de seus planos. Então, conforme as datas se aproximam, você pode consolidar sua programação. “Se você nem ao menos colocar no papel, não vai fazer isso”, disse ele.
Reconecte-se com as pessoas
O início de um novo ano é um ótimo momento para se reconectar com sua rede profissional, disse Akhila. Portanto, reserve um tempo para entrar em contato com antigos mentores e conexões de trabalho. “É difícil [manter contato] durante o ano”, disse ela. “Mas é muito fácil voltar a interajir com uma mensagem de feliz ano novo.”
Atualize seu currículo
A virada do ano é um bom momento para garantir que seu currículo e site pessoal estejam atualizados, disse Akhila. “Você nunca sabe quando vai precisar.”
Ajuste as notificações
Se você tem trabalhado com as configurações de notificação padrão em seus dispositivos e aplicativos, provavelmente está recebendo distrações o tempo todo, disse Zerkel. Akhila sugere recorrer às configurações de foco e modo de trabalho em iPhones e dispositivos Android para silenciar o ruído quando se deseja focar em alguma atividade.
Também é possível definir limites de tempo de uso para cada aplicativo com o “Screen Time” no iOS, disse. Isso pode significar fechar seu e-mail ou mudar as notificações do Slack ou do Teams para o “modo foco”, disse Anita.
Organizar e arquive
Você não deve apenas organizar seu espaço de trabalho físico, mas também o digital, segundo os especialistas. Isso quer dizer limpar sua área de trabalho, mover ícones para aplicativos ou documentos usados com frequência para locais convenientes, arquivar projetos e organizar seu e-mail, disse Anita. “Limpe a bagunça para poder ter acesso às coisas que são mais importantes”, disse Zerkel. “Isso pode até fazer você se sentir melhor.”
Ganhe uma vantagem no início do expediente
Comece seu dia ou a semana passando os 15 primeiros minutos dando uma olhada em sua caixa de entrada, em seu calendário e em outras formas de comunicação e criando uma lista de prioridades para os trabalhos importantes, disse Zerkel.
“Você pode se colocar numa posição de controle ao reservar esse tempinho no início de cada dia”, disse ele. /TRADUÇÃO DE ROMINA CÁCIA