Esta reunião poderia ser um e-mail. É possível que você tenha escutado essa reclamação nos corredores da empresa ou enquanto começava outra reunião. Os motivos são inúmeros: lidar com pessoas que não dão nenhuma contribuição, interrompem fora de hora, ou dizem algo apenas para serem vistas.
Conversamos com especialistas para reunir dicas e evitar que a sua reunião seja inútil ou não vire uma perda de tempo.
Antes de definir a necessidade e o formato de uma reunião, busque responder às seguintes perguntas:
- Qual é a pauta?
- Quem vai moderar?
- Qual o objetivo da reunião?
- Com qual resultado e/ou direcionamento você pretende finalizá-la?
Limite de tempo estabelecido
Após compreender o contexto e a real necessidade da reunião, é hora de propor a duração de tempo. Saiba quanto tempo vai demandar para deixar pré-estabelecido o horário de início e de término.
Cabe ao organizador enviar com certa antecedência para o restante da equipe os assuntos que serão discutidos.
“Se a reunião vai durar 40 minutos, e tem quatro temas que o organizador colocou na pauta, tem que dar dez minutos para cada tema”, sugere Deives Rezende, CEO e fundador da Condurú Consultoria.
É importante nomear um facilitador para mediar uma reunião. “Isso ajuda a evitar desvios com detalhes e mantém todos os participantes envolvidos”, explica Nicole Pappon, especialista em marketing de influência e estratégias de comunicação para grandes empresas.
Menos pessoas, menos distração
Colocar 100 participantes em uma sala de conferência pode demonstrar falta de estratégia. Nem todos os integrantes de uma mesma equipe precisam estar presentes.
“Convide apenas os stakeholders que serão estratégicos para o tema em discussão, garantindo que as vozes mais pertinentes sejam ouvidas”, avalia Daniela Bertoldo, especialista em liderança.
Segundo Bertoldo, um número grande de pessoas pode atrapalhar a agilidade e até dificultar a tomada de decisão. “Além de ocupar um tempo na agenda de outras pessoas que poderiam estar produzindo em outro contexto”, afirma a especialista.
Ela diz que as empresas devem investir em treinamentos de comunicação e ferramentas digitais para que os times estejam mais preparados e eficientes durante as reuniões.
Anota, anota e anota!
Pode parecer óbvio, mas ter objetivos bem definidos antes da reunião também faz toda diferença para o sucesso das discussões.
A técnica da agenda estruturada consiste em criar agendas detalhadas sobre os tópicos e a partir disso estabelecer o tempo para cada tema.
Eduarda Camargo, CMO na Portão 3, fintech para empresas gerenciarem viagens e despesas corporativas, utiliza a técnica na organização.
Na prática, as reuniões são marcadas com o limite de oito pessoas, com exceção dos encontros feitos para toda a empresa ou um setor completo.
“Toda reunião precisa ter ações claras. Se for apenas para conversar, nos convide para um café. Reuniões fixas são as pré-definidas na agenda que acontecem toda semana e têm um motivo de existir. Mesmo nas reuniões fixas e imutáveis, é necessário ter o briefing (documento que reúne dados de um projeto/empresa/cliente)”, declara.
Outra ferramenta necessária é a ata. O documento evita que informações importantes caiam no esquecimento ou não sejam repassadas.
“Quando se tem documentado o que foi dito e quais os próximos passos, todos podem ter acesso e consultar a fonte”, reforça Nicole Pappon.
Reunião também precisa de feedback
Depois do término, peça feedbacks ou certifique-se de enviar uma breve pesquisa (pode ser um formulário) para que os envolvidos tenham liberdade para sugerir aperfeiçoamentos. “Ajuda a identificar áreas de melhoria para encontros futuros”, orienta Daniela Bertoldo.
Além disso, é importante reservar alguns minutos após o fim da reunião para relembrar os principais pontos definidos e apresentar os próximos passos.
Cada objetivo exige uma técnica diferente
O método pode afetar diretamente o desempenho de uma reunião, afirma Simone Viotto, head de Gente e Gestão do Grupo Safira.
No cotidiano da empresa, os facilitadores costumam utilizar três técnicas conforme a necessidade.
Para reuniões de acompanhamento, optam pela daily scrum:
- Com duração máxima de 15 minutos, a metodologia é voltada para reuniões diárias, que têm como objetivo entender a evolução e pendência das demandas do dia anterior. Uma pessoa fica responsável por controlar o tempo estabelecido e não permitir que outros assuntos sejam abordados.
No caso de reuniões estruturadas para apresentar projetos, mas sem agenda, método lean coffee:
- São encontros que duram em torno de 1h a 1h30. O intuito é discutir somente algumas das ideias apresentadas. Uma das etapas exige que os participantes escrevam em post it suas ideias para o tema abordado. Os participantes votam na ideia de que mais gostaram, e apenas as mais votadas serão discutidas de forma mais aprofundada nos minutos restantes. São separados 15 minutos para debater os conteúdos escolhidos. Esse afunilamento da conversa nos minutos restantes garante que todos estejam na mesma página.
De acordo com Simone Viotto, não existe uma única forma de promover uma reunião produtiva. O sucesso depende de inúmeros fatores, incluindo “saber o porquê da reunião, qual objetivo deseja-se atingir e restringir o tempo e o quórum ao que é necessário”, diz a head.
Viotto afirma que “se não há preparo e não se sabe qual o resultado que se almeja, a reunião sempre será improdutiva. Não é só o tempo que se emprega, mas o que resulta do tempo que se emprega.”
Todos de pé para reuniões rápidas
“Tem muita reunião que é para tomar café e, ao final, as pessoas agendam outra reunião. Porque aquela só foi para bater papo e tomar café”, afirma Deives Rezendes, da Condurú.
Salvo exceções, o CEO indica que o encontro seja realizado com todos de pé.
“Não arrume uma sala de reunião para todo mundo sentar, para ficar dez minutos aquecendo e ficar batendo papo. Reunião não é para tomar café”, pontua.
Independentemente do formato escolhido, é preciso que a reunião tenha respeito mútuo e que se evite interromper os colegas.