THE WASHINGTON POST — Antes da pandemia, os funcionários de colarinho branco sentiam a exaustão das reuniões. Depois veio a fadiga do Zoom. Agora, eles estão experimentando um pouco dos dois, às vezes ao mesmo tempo. Acrescente a fadiga emocional decorrente dos conflitos mundiais em andamento e o trabalho pode parecer mais desgastante do que nunca.
Nesta nova fase do trabalho, durante a qual algumas pessoas estão de volta ao escritório, outras são híbridas e algumas são permanentemente remotas, muitos trabalhadores estão sendo bombardeados por um ataque de reuniões. E muitas dessas reuniões agora são realizadas em serviços de vídeo como Zoom, Microsoft Teams e Google Meet. Mas as reuniões consecutivas geralmente geram exaustão, uma sensação de produtividade reduzida e, às vezes, até mesmo pavor, fazendo com que muitos se perguntem como escapar da morte por reunião.
“Estamos em águas desconhecidas”, disse Steven Rogelberg, professor de ciências organizacionais, administração e psicologia na Universidade da Carolina do Norte em Charlotte. “Simplesmente não sabemos como é o mundo das reuniões.”
A dependência de videoconferências, que cresceu rapidamente quando os trabalhadores ficaram confinados durante a pandemia, continuou apesar de muitos trabalhadores de colarinho branco terem voltado ao escritório. A Microsoft informou recentemente que, na primavera de 2022, o número de reuniões do Teams com vídeo por semana mais do que dobrou globalmente para o usuário médio desde o início da pandemia. E não houve evidência de uma reversão nos seis meses seguintes, disse a empresa.
Algumas firmas estão tomando medidas drásticas para responder à sobrecarga de reuniões. Recentemente, a Shopify incentivou os funcionários a recusar reuniões, implementou as quartas-feiras sem reuniões e eliminou todas as reuniões com mais de três pessoas, incentivando uma pausa temporária antes que alguém pudesse adicioná-las novamente. E a TechSmith, uma empresa de tecnologia sediada em Michigan, disse recentemente que aumentou a produtividade ao testar um mês sem reuniões.
Então, como os funcionários devem pensar sobre suas futuras reuniões por vídeo? Você pode se opor a elas? E se o chefe estiver solicitando essas reuniões, o que o funcionário pode fazer?
Veja a seguir o que você pode fazer para tornar as videoconferências mais eficazes, diminuir a fadiga e melhorar a colaboração.
Faça uma auditoria das reuniões
O início do ano é um bom momento para auditar suas reuniões, dizem os especialistas em trabalho.
Analise todas as reuniões recorrentes em seu calendário. Considere quais são necessárias e eficazes e faça as alterações necessárias, disse Rogelberg. Isso é mais eficaz do que cancelar todas as reuniões ou implementar horários arbitrários de ausência de reuniões, acrescentou. Essas regras geralmente levam a violações e a um número excessivo de reuniões nos dias em que são permitidas.
“Isso está tentando ser uma solução rápida e não proporciona o alívio prometido”, disse ele. “Mas fazer (uma auditoria de reunião) como uma equipe coletiva é a melhor abordagem.”
No entanto, acabar com todas as reuniões pode ser um bom começo para uma auditoria, disse Leslie Perlow, professora de liderança da Harvard Business School. Isso força os funcionários a considerar conscientemente quais devem ser adicionadas novamente.
Entenda o objetivo da reunião
Antes de agendar uma reunião, certifique-se de que você precisa de uma.
Rogelberg resume isso a três perguntas: Existe um objetivo convincente para reunir as pessoas? O conteúdo da reunião exige engajamento e interação? E não existe um método de comunicação alternativo que seja igualmente eficaz? Uma reunião só deve ser agendada se as respostas a essas três perguntas forem afirmativas.
Caso contrário, considere escrever um e-mail, enviar uma mensagem instantânea para o grupo ou gravar um podcast para transmitir informações. Uma forma alternativa de colaboração inclui o uso de um documento compartilhado para feedback entre fusos horários ou brainstorming.
Raffaella Sadun, professora de administração de empresas da Harvard Business School, disse que você também deve ser capaz de responder como a reunião contribui para os objetivos da equipe. As reuniões também podem aumentar a responsabilidade, pois os participantes assumem compromissos verbais com tarefas e prazos em um ambiente de grupo, acrescentou ela.
“Se uma reunião não envolver esses objetivos mais amplos e específicos, ela provavelmente vai ser supérflua”, disse Sadun.
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Considere enquadrar a reunião como um conjunto de perguntas para entender o que você está tentando alcançar, disse Rogelberg. Pode ser mais fácil avaliar o sucesso de uma reunião com base nas perguntas respondidas. Elas também ajudarão a identificar quem deve ser convidado.
“Eu sempre quis fazer com que os gerentes tivessem que pagar por cada pessoa que precisasse estar na reunião para que fossem forçados a pensar sobre quem deveria ou não estar presente”, disse Perlow.
Reduzir as exigências
Os funcionários podem se dar conta de que são regularmente convidados para reuniões que parecem ser um desperdício de tempo. Então, eles podem simplesmente dizer não?
“Recusar reuniões parece bom na teoria. Mas, na prática, é uma péssima posição para colocar alguém nessa situação”, disse Rogelberg.
Steven Rogelberg, professor na Universidade da Carolina do Norte em Charlotte
Em vez disso, Rogelberg sugeriu que os anfitriões da reunião criem uma cultura que seja sensível ao tempo dos participantes, permitindo que as pessoas participem apenas das partes relevantes para elas.
Os convidados podem ter menos poder, já que se debatem com as possíveis repercussões de recusar uma reunião. Perguntar a um supervisor de confiança se sua presença é necessária pode ser uma saída, disse Rogelberg.
Tudo depende da forma como a mensagem é transmitida, disse Sadun.
“Aprenda a dizer não, usando evidências e explicando por que aquele tempo é necessário”, disse ela. “Esteja muito consciente de como seu tempo é precioso.”
Reduza o tempo das reuniões
Muitas vezes, as reuniões são longas demais. Encurtá-las pode devolver tempo às pessoas, reduzir a fadiga e aumentar a eficácia.
Os anfitriões geralmente marcam uma reunião para intervalos de tempo pré-preenchidos fornecidos por aplicativos de calendário ou vídeo. Em vez disso, os anfitriões devem pensar em quanto tempo é realmente necessário.
“Tudo se estende até o tempo (predefinido)”, disse Perlow. “Se tivermos menos tempo, esperamos que isso nos torne mais estratégicos.”
Perlow sugeriu acrescentar intervalos entre as reuniões. Em vez de agendar uma reunião de uma hora, faça-a em 45 minutos.
“Reuniões rápidas e encontros podem ser eficazes”, disse Rogelberg. “Isso serve a um grande propósito sem o imposto.”
Diminua o estresse do vídeo
Anos de reuniões por vídeo consecutivas revelaram o que torna a experiência tão exaustiva.
Mas Jeremy Bailenson, diretor do Laboratório de Interação Humana Virtual da Universidade de Stanford, disse que os funcionários podem reduzir a fadiga das chamadas por vídeo com alguns pequenos ajustes.
Primeiro, oculte a visão de si mesmo para que a atenção se volte para a reunião em si.
Pesquisas mostram que, quando nos vemos, somos naturalmente levados a julgar cada movimento, aparência e gesto, o que aumenta o estresse, disse Bailenson.
Ele também sugeriu reduzir o tamanho da janela de vídeo para refletir com mais precisão a distância entre você e as outras pessoas. Isso ajuda a reduzir a fadiga associada a sinais não verbais.
“Se você deixar o tamanho padrão, isso força uma intimidade que não temos no mundo real”, disse ele.
Certifique-se de que sua configuração seja confortável, ajustando a iluminação, os assentos e o posicionamento do teclado ou da câmera. Para reduzir a pressão, considere reuniões que exijam que as câmeras estejam desligadas. Isso é especialmente útil para pais e cuidadores, disse Bailenson.
“Alguém precisa se arrumar por uma hora para ser visto por 15 minutos?”, disse ele. “Forçar as pessoas a aparecerem na câmera pode ter efeitos secundários que você não imaginou.”
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Apoio na facilitação e participação
Para ajudar na eficácia, os participantes podem servir como modelos de participantes, ajudando a facilitar a reunião ou sendo ouvintes e palestrantes eficazes, mantendo seus pontos curtos e concisos, disse Rogelberg.
Sadun disse que os participantes também podem sugerir uma agenda e ter acompanhamentos claros.
Brainstorming em silêncio
Em última análise, reuniões eficientes se resumem à execução e ao respeito pelo tempo das pessoas.
Considere quanto tempo as pessoas precisam para pensar profundamente em vez de interagir, sugeriu Perlow. Aproveite os dias em que as pessoas estão fisicamente juntas para as reuniões.
“Seria melhor se as pessoas fossem mais intencionais sobre quando se reuniam e o que faziam quando estavam juntas”, disse ela.
Pesquisas mostram que o brainstorming em silêncio produz mais e melhores ideias, disse Rogelberg, algo que os anfitriões das reuniões devem ter em mente. A configuração de um documento compartilhado para que as pessoas não precisem trabalhar de forma síncrona pode permitir que todos trabalhem melhor juntos e apresentem ideias.
“Faça parte da solução e não do problema”, disse Rogelberg. / TRADUÇÃO POR GUILHERME GUERRA