Abrir um negócio é apenas uma etapa de um planejamento que começou há um certo tempo. O que esse novo empreendimento vai vender? Em quanto tempo a operação vai atingir o ponto de equilíbrio, que é quando a receita (faturamento) é suficiente para cumprir as despesas? Quanto será necessário de capital de giro? Que é o colchão financeiro para manter o negócio em momentos de imprevistos ou até o ponto de equilíbrio ser atingido.
Tudo isso passa pela palavra não tão mágica assim:: planejamento. E isso não é para ser feito no escuro. O planejamento é construído com informações. E, quando o negócio já está em funcionamento, ter noção da estrutura que existe é essencial para saber o quão longe este empreendimento pode chegar. E, tão importante quanto, isso vai ajudar a evitar que o negócio dê prejuízo - ou demore mais para atingir o ponto de equilíbrio (break even).
Dentro desta estrutura, o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) é parte primordial para o entendimento do que está acontecendo.
“O objetivo desse relatório contábil é trazer para o empreendedor a avaliação de como está a empresa, além de possibilitar projeções”, explica a consultora de negócios do Sebrae-SP Lucia Gomes.
É possível dividir o D.R.E. em cinco partes::
- Receita: tudo o que entra como faturamento para a empresa, seja comércio, indústria ou serviço;
- Contas/despesas variáveis: tudo o que é desembolsado pela empresa e que depende de uma venda para acontecer, como comissionamento de funcionários, impostos e eventuais multas;
- Contas/despesas fixas: tudo o que não depende diretamente da comercialização de produtos e serviços, como contas de consumo, aluguel e salários de funcionários;
- Margem de contribuição: indicador financeiro para refletir os resultados do negócio;
- Resultado: mostra, após a avaliação dos dados anteriores, se a empresa teve lucro ou prejuízo.
“É pelo DRE que é possível criar indicadores de performance, como lucratividade, rentabilidade, ponto de equilíbrio e calcular o retorno de investimento”, complementa Gomes.
Embora não seja obrigatório, o ideal é fazer esse relatório para tomar decisões importantes com mais base. Por exemplo, definir se é preciso fazer um empréstimo para turbinar o negócio e se vai conseguir pagar a dívida depois.
O DRE não trabalha sozinho. Ele é um documento que trata de determinado e reflete os resultados do mês.
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Como é feito o lançamento no DRE
Os lançamentos de gastos e faturamento só devem ser feitos quando um produto é efetivamente vendido, no caso de uma varejista. Supondo que em novembro de 2023 o empreendedor comprou um aspirador de pó de um fornecedor, esse custo não vai entrar no DRE até que esse item seja vendido.
Se o aspirador for comercializado apenas em janeiro de 2024, será no DRE desse mês que ele irá entrar. Isso porque ele não é uma planilha de caixa, é uma planilha de resultados.
Para o gerenciamento e o registro do dinheiro que entra e sai existe o fluxo de caixa. Nesse, sim, o valor desembolsado por um produto entra no mesmo dia em que a compra é feita.
Se o produto for vendido a prazo, os valores vão ser colocados nos respectivos meses em que a quantia será recebida. Por isso que DRE e fluxo de caixa andam de mãos dadas. Os dois têm informações diferentes, mas que são complementares.
“Se faltar um destes, a administração do negócio acaba ficando meio capenga, porque todas as decisões vão ser no feeling, tudo será um tiro no escuro”, afirma a fundadora do Grupo Bittencourt (consultoria de negócios), Claudia Bittencourt.
“No final das contas, o empresário se endivida, não sabe até onde pode ir. Se pega empréstimo no banco, é o início do fim, já que os juros vão ser muito altos. O ideal é, se não sabe fazer ou se tiver algum tipo de dificuldade, contrate alguém com o conhecimento para auxiliar”, diz.
A consultora do Sebrae-SP Lucia Gomes completa que, mesmo contratando alguém, o ideal é não terceirizar essa função. Isso porque ter o conhecimento do que está acontecendo nas finanças da empresa é fundamental para o dono do negócio. “Peça ajuda, mas também participe.”