Ao longo de mais de um ano de pandemia, corporações de todos os setores e portes passaram por grandes desafios na gestão de pessoas e na adoção de novas tecnologias. Apesar de difícil, é possível ainda que muitas empresas tenham enfrentado um processo de expansão dentro do quadro de funcionários. Por mais que o time de recrutamento procure por colaboradores que deem match com a organização, as primeiras semanas de trabalho são sempre desafiadoras devido às expectativas, ansiedades, hábitos e um jeito próprio de trabalhar que precisa se adaptar ao novo local de trabalho. Isso tudo já seria exaustivo presencialmente e, com a pandemia, temos uma responsabilidade ainda maior de realizar um bom onboarding remotamente. Mas como receber, integrar e transmitir a cultura corporativa pela tela do computador?
Desde o início da pandemia, novos processos me estimularam a pensar fora da caixa, com isso, aprendi algumas coisas muito importantes:
1. Valorize a cultura em tudo o que você faz
Cada empresa tem sua cultura e em tempos "normais" isso transparece no espaço físico, nas reuniões, nos rituais periódicos e, até mesmo (ou principalmente), nas interações cotidianas. O bate-papo do lado da máquina de café diz muito mais sobre quem você é do que a declaração de missão pendurada na parede.
No meu dia a dia, costumo ser mais informal e naturalmente dou mais autonomia para as equipes, resultando em uma diversidade maior ao lidar com modelos e comportamentos diferentes. Gosto de receber os novos colaboradores de braços abertos e com uma certa liberdade divertida. Passamos a transparecer ainda mais essa animação em nosso kit de onboarding ao trocar, por exemplo, o crachá (que ninguém usa em home office) por uma pantufa. Neste momento, muito mais útil, com certeza!
2. Cuide do básico
É importante mostrar o estilo de empresa em que o colaborador está entrando, sem dúvida. Mas é ainda mais primordial garantir que ele tenha toda a estrutura necessária para fazer bem seu trabalho.
No ambiente tradicional de escritório, isso é uma condição dada: as mesas e telefones estão instalados, o computador é configurado antes do profissional chegar e tudo funciona. Neste novo formato home office em que alguns estão vivendo, porém, isso não acontece: enquanto alguns colaboradores têm um espaço próprio montado, outros precisam dividir a mesa da sala com a esposa e os filhos.
O caminho é usar a empatia e atender às necessidades do time. Enviar mesa, cadeira, monitor extra e apoio para o computador, se for necessário, é o mínimo que se deve fazer.
3. Reveja os processos
Um dos maiores erros que se pode cometer é transportar para o online, sem adaptações, processos presenciais. Quando isso acontece, o novo colaborador acaba vendo dezenas de vídeos sem entender muito bem como é essa empresa em que ele está chegando. É uma experiência ruim.
Para sanar este problema, o novo onboarding pode ser feito pelos fundadores também no online. Logo no primeiro dia, o profissional que chega passa um tempo em contato com seus superiores para conhecer os rituais da empresa, suas políticas e seu jeito de ser. É um momento muito importante, que quebra barreiras e aproxima os diretores do time. Nesse processo, gosto de ficar cerca de uma hora conversando sobre a cultura da empresa justamente para que o colaborador possa entender melhor onde está. É algo que, no mundo presencial, acontece naturalmente, mas que precisa ser vivenciado também no home office.
4. Aproveite as oportunidades de melhoria
O processo de onboarding, durante essa reinvenção digital causada pela pandemia, ganhou muitos pontos positivos. No modelo presencial, costumava-se confiar 100% nas reuniões (modelo síncrono), mas não havia nenhum conteúdo online que pudesse ser consultado e revisitado. No fundo, a filosofia era a seguinte: a partir do momento em que "atualizamos o software" do novo colaborador com a nossa cultura, o fato de ele estar o tempo todo em contato com as equipes seria suficiente para manter o engajamento.
Com o home office, esse modelo presencial deixou de fazer sentido e todo o conteúdo passou a ser assíncrono: treinamentos em vídeo, com trilhas de conteúdo específicas para cada momento e necessidade das equipes.
Foi possível perceber nisso uma imensa oportunidade de conectar o síncrono e o assíncrono. Quando ocorre desta forma, os treinamentos deixam de ser uma obrigação a ser cumprida e passam a ser algo participativo.
Antes da pandemia, os treinamentos eram de mão única, ou seja, colocava-se alguém para palestrar ou, no máximo, alguém do próprio time dava um treinamento. O contato pessoal era muito importante, mas foi possível perceber que esse modelo não explorava todas as oportunidades. Consegui enxergar uma possibilidade de evolução e passei a repensar os treinamentos. Esse é um ganho que permanecerá quando, finalmente, sairmos dessa crise.
5. A evolução que ficará
No Brasil, estamos cada vez mais caminhando para modelos híbridos, que unem o melhor do contato presencial com o melhor do online. Nesses formatos, o onboarding de novos colaboradores deverá voltar a ser presencial, mas dentro de um novo conceito de escritório: um lugar que funcione como um "showroom de cultura" e que reflita os princípios e valores da empresa.
Boa parte do trabalho será feita remotamente, mas não tenho dúvida de que as pessoas continuarão querendo se reunir de tempos em tempos, seja para discutir projetos, realizar algumas tarefas ou simplesmente para se encontrarem. Será incrível quando o escritório deixar de ser aquele ambiente para onde se vai por pura obrigação na segunda-feira de manhã e passar a ser um lugar interessante e empolgante. E para isso, o escritório precisará evoluir para permitir os momentos em grupo e comunicar a cultura. E o trabalho do dia a dia? Esse poderá ser feito em casa.
*Marcelo Furtado, CEO da Convenia