Várias organizações têm planos de sucessão para diversos níveis da organização. Como reformular o planejamento de sucessão para alinhá-lo com um sistema mais resiliente?
O primeiro passo é discernir os papéis críticos dos membros da equipe na organização. O segundo passo é fazer um conjunto de perguntas para cada cargo e/ou função durante uma entrevista com as pessoas que ocupam esses cargos. As possíveis respostas ajudam a avaliar o nível de redundância em cada função e a identificar áreas de risco.
Algumas das perguntas que as organizações podem usar para avaliar a redundância de conhecimento e habilidade crítica incluem:
- Qual é a descrição da função principal e o título?
- Quem está na posição?
- Por que essa posição é tão crítica para a organização?
- Quando a pessoa nesta posição possivelmente se aposentará?
- Há quanto tempo a pessoa está nesta posição?
- Qual é a força atual do banco de reservas? Há outros na organização que podem cobrir algumas ou todas as funções desta posição?
- Onde existem lacunas nas competências e habilidades em outros membros da equipe?
- Que conhecimento chave essa pessoa possui?
- Quais relacionamentos-chave, internos e externos, são mantidos por essa pessoa e/ou cargo?
- Quais são suas intenções, declaradas ou não, sobre uma possível saída da organização?
- Caso haja uma saída não planejada ou de curto prazo, quais são as principais necessidades e estratégias de backup necessárias para manter as funções críticas do cargo?
- Quais outros cargos serão afetados caso essa posição fique vaga ou ocorra afastamento?
A redundância em pontos críticos deve existir em todos os níveis e formas da organização. Um assistente executivo com muito tempo de casa pode ter mais conhecimento crítico do que um gerente, por exemplo. Em outras palavras, posições críticas não se limitam a pessoas nos níveis superiores da organização. A redundância precisa existir sempre que conhecimento, habilidades e outros aspectos da organização são vitais para sua função. Este é um ponto importante ao garantir redundância crítica em uma organização que deseja mais resiliência!
Nem tudo é uma redundância crítica
Se a sua organização pode facilmente substituir conhecimentos ou habilidades se alguém sair, então você não precisa de redundância crítica para fazer backup de uma função principal.
Como podemos determinar onde a redundância é crítica e onde pode não ser tão importante? Ao identificar possíveis áreas de redundância crítica, faço estas perguntas-chave:
- Levará muito tempo para desenvolver as habilidades, conhecimentos e relacionamentos essenciais para que a organização prospere no futuro?
- Quais cargos ou funções exigem um cronograma longo para começar a funcionar se alguém sair?
- Há funcionários internos que podem ocupar o cargo interinamente até que alguém novo seja encontrado para preenchê-lo?
- Existem relacionamentos fora da organização com os quais essa pessoa é a única conexão?
- Em caso afirmativo, como você pode criar redundância de relacionamento com parceiros críticos antes de precisar?
As respostas a essas perguntas ajudam a entender onde são necessários planos de redundância específicos para garantir o bom funcionamento quando ocorre uma perturbação na equipe ou na operação. Abordar essas questões dentro de sua própria organização ajudará a descobrir áreas onde a criação de redundância crítica levará a uma maior resiliência, não importa o que aconteça!
