THE WASHINGTON POST - Reuniões de trabalho são uma dor de cabeça para funcionários de escritórios em todos os lugares. E recentemente, Joshua Zerkel atingiu seu limite. “Eu estava olhando para minha própria agenda, com vontade de chorar”, diz.
Então, Zerkel, que é chefe de marketing de engajamento na Asana, uma plataforma de gerenciamento de tarefas, levou suas preocupações sobre o excesso de reuniões a um setor de pesquisa que oferece estratégias para tornar o trabalho mais eficiente. As preocupações motivaram o laboratório a passar por um experimento que cancela temporariamente reuniões recorrentes e pede às pessoas que reconstruam suas agendas do zero. O projeto foi nomeado de “reuniões do juízo final”.
“Está definitivamente melhor agora”, disse Zerkel sobre o experimento.
O excesso de reuniões continua sendo um grande problema para muitas pessoas que trabalham em escritórios. Em geral, 68% das pessoas dizem que não têm tempo suficiente de concentração ininterrupta durante o dia de trabalho, de acordo com um estudo que a Microsoft divulgou este ano.
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Desde fevereiro de 2020, os usuários do Microsoft Teams têm três vezes mais reuniões e ligações por semana, informou a empresa. Os trabalhadores relataram que a grande quantidade de reuniões e reuniões ineficientes eram dois dos três principais obstáculos para a produtividade.
As empresas intensificaram as reuniões durante o auge da pandemia para se manterem conectadas aos trabalhadores, muitos dos quais estavam confinados em suas casas. Mas, anos depois, mesmo que muitas pessoas trabalhem no escritório pelo menos meio período, o número esmagador de videoconferências permanece.
Diferentes estratégias
Para remediar isso, a Asana estreou seu experimento apocalíptico de reuniões. A equipe de nove pessoas de Zerkel foi solicitada a excluir todas as reuniões de seu calendário, esperar dois dias e então considerar quais delas precisavam ser restauradas.
Cada participante economizou 11 horas por mês, disse Rebecca Hinds, chefe do chamado Work Innovation Lab. O pequeno experimento levou a um teste maior, desta vez com 60 pessoas, o que levou o laboratório a lançar um manual do Juízo Final das reuniões que diz às equipes como fazer isso por si mesmas.
“A maior mudança que eu notei é uma maior consideração sobre agendamento e estruturação de reuniões”, disse Hinds, acrescentando que os líderes incentivam as pessoas a recusarem reuniões que não considerem essenciais.
O Shopify, uma plataforma de e-commerce, foi mais longe. Em janeiro, a empresa pediu aos funcionários que cancelassem todas as reuniões, esperassem duas semanas antes de acrescentar algo e deixassem as quartas-feiras livres.
Em julho, o tempo médio que cada pessoa passou em reuniões caiu 14% em comparação com os primeiros cinco meses do ano passado e a empresa está no caminho certo para enviar cerca de 18% mais projetos até o final do ano, disse a empresa.
Indo além, a empresa de software Techsmith passou no ano passado um mês inteiro sem reuniões, pedindo aos funcionários que colaborassem de outras maneiras. Posteriormente, a empresa experimentou uma redução nas reuniões permanentes e um aumento nas formas alternativas de comunicação, como mensagens de vídeo.
Pesquisas internas na Techsmith mostraram um aumento de 15% no número de trabalhadores que se sentem “muito produtivos”, com 85% afirmando que identificaram reuniões que eliminariam ou encurtariam no futuro. As reuniões tornaram-se mais curtas e o número de participantes nas reuniões também foi reduzido.
“O benefício número um é o bem-estar dos funcionários”, disse a CEO Wendy Hamilton. “Trata-se de guardar a energia dos funcionários para que eles possam fazer o melhor trabalho quando estiverem trabalhando.”
Limpando o calendário
Outras empresas dizem que ainda estão ajustando sua estratégia. Zapier, uma plataforma de automação de fluxo de trabalho, optou no ano passado por implementar uma semana de foco. Cada funcionário definiu uma meta e priorizou esse trabalho durante toda a semana. As reuniões não foram proibidas, mas as reuniões gerais e recorrentes foram desestimuladas.
Oitenta por cento dos funcionários disseram que alcançaram seu objetivo, disse Brandon Sammut, diretor de pessoal. Coletivamente, os funcionários economizaram milhares de horas de reuniões naquela semana. Alterar o ritmo normal dos funcionários também os forçou a repensar se certas reuniões eram necessárias. A empresa agora organiza uma semana de foco a cada trimestre.
Da mesma forma, o Slack, uma plataforma de comunicação organizacional, implementou oficialmente a Maker Week e o Focus Fridays em 2022 para permitir que os funcionários fizessem seu trabalho sem interrupções. Mas a empresa também tem testado métodos como reduzir as reuniões pela metade e incentivar mais intervalos, além de testar novas ferramentas de IA no Slack que podem resumir reuniões e canais para permitir que as pessoas pulem algumas reuniões.
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Um experimento na Atlassian em setembro se transformou em uma nova orientação que a empresa lançou no início deste mês. Um grupo de pesquisadores do Team Anywhere Lab da empresa, que se concentra em enfrentar os maiores desafios associados ao trabalho distribuído, pediu a 60 trabalhadores que realizassem reuniões pré-agendadas no máximo 30% da semana.
Eles também foram solicitados a bloquear 30 a 40% da semana para se concentrar e evitar responder instantaneamente às mensagens recebidas, limitando esse tempo a 20% da semana. Metade foi convidada a refletir sobre sua principal prioridade no dia seguinte e planejar o dia em torno disso.
Os funcionários relataram uma melhoria de 32% no foco e 31% mais progresso nas principais prioridades. “No geral, esta orientação ajudou muito a todos”, disse Molly Sands, chefe do laboratório. “Eles relataram menos exaustão, o que foi muito importante.”
Ainda há obstáculos
É claro que estas mudanças têm os seus desafios. As orientações e as políticas nem sempre afetam a todos igualmente (os representantes do atendimento ao cliente não podem rejeitar reuniões como bem entendem, por exemplo). Os fusos horários globais também podem dificultar a coordenação, o cancelamento ou o reagendamento de reuniões.
Fazer com que todos aceitem também pode ser difícil. E, em alguns casos, reduzir as reuniões também diminui as oportunidades que os trabalhadores menos experientes têm de aprender observando os outros.
Rogelberg, professor que aconselha empresas sobre cultura de reuniões, disse que as estratégias mais eficazes adotam uma abordagem de cima para baixo e de baixo para cima, dando aos líderes a responsabilidade pela execução do plano e incentivando outros a participar, permitindo que os funcionários assumam a propriedade conforme uma política é desenvolvida. “Quando tomados em conjunto, você choca o sistema… e muda a cultura das reuniões”, disse ele.
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