Em uma empresa, é possível que alguns setores se diferenciem no modelo de trabalho. Por exemplo, dificilmente equipes da área de operação conseguem executar atividades de forma remota. Por outro lado, times do setor de TI ou administração da mesma companhia podem desenvolver demandas a distância. É necessário fazer mapeamentos, estudos e avaliações na organização para entender o modelo ideal: híbrido, remoto ou presencial.
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Para descobrir quais são as medidas essenciais que as empresas devem adotar em um processo de decisão do formato, o ‘Estadão’ conversou com Sylvia Hartmann, pesquisadora e consultora de empresas na migração de modelos de trabalho, e com Maíra Blasi, especialista em futuro do trabalho e fundadora da Subversiva, consultoria especializada em transformação organizacional.
1. Modelo de trabalho demanda comunicação eficaz
A troca constante de informações, ideias e feedback é crucial para alinhar objetivos, mantendo todos informados sobre o progresso da empresa.
Maíra Blasi ressalta que na escolha de um modelo é importante definir objetivos e estratégias claras, para que a equipe de execução compreenda sua contribuição em cada projeto, estando presencial ou remotamente.
“Todo mundo precisa saber quais são as metas da empresa e o que o trabalho de cada um tem a ver com essas metas”, explica a especialista. A falta de clareza nos objetivos faz com que as pessoas se preocupem mais em estar ocupadas do que em ser eficazes.
O resultado disso é que se a produtividade de uma equipe cai. Os gestores acabam utilizando como justificativa o modelo de trabalho, e não a sobrecarga ou a falta de priorização de tarefas.
2. Faça um mapeamento
De acordo com Sylvia Hartmann, o primeiro passo na hora de definir um modelo de trabalho é o mapeamento, incluindo:
- Levantamento da capacidade tecnológica da empresa
- Definição do espaço do escritório e dos custos de manutenção
- Mapeamento de quantas pessoas contratadas vivem em outras regiões
Todas as informações são cruciais para que a empresa compreenda se um único modelo funciona para todas as equipes, ou se é possível adaptar um formato de trabalho para cada time conforme a atividade que desenvolvem.
Antes de qualquer decisão, é importante pensar em diferentes cenários: “Sempre gosto de provocar: vale a pena você investir no seu escritório de três andares na Faria Lima ou com a economia desse custo oferecer o benefício de um coworking? Isso seria espalhado pelo País para quem não tem condições de trabalhar em casa ou para encontros regionais a cada três meses para estimular o pertencimento.”
Outro ponto para levar em consideração diz respeito à expansão do negócio.
Conforme Hartmann, se a ideia de uma empresa é colocar todos os colaboradores em um único escritório para ter uma cultura comum, vale lembrar que essa companhia “não pode se expandir regionalmente, nem escalar os negócios ou ter diversas aquisições em diferentes estados”, explana.
Mas se uma empresa nasceu em São Paulo, por exemplo, e não tem objetivo de se expandir para outras regiões, não há problema, afirma a pesquisadora. “Esse mapeamento, que eu chamo de diagnóstico, também ajuda a empresa a entender o que precisa para crescer sustentavelmente para outros estados e países.”
3. Pense no conforto “virtual”
Enquanto as empresas investem em escritórios modernos e confortáveis, o ambiente digital é deixado de lado, e as companhias improvisam na hora de criar um ambiente de trabalho remoto.
As organizações devem se dedicar no virtual assim como investem no escritório presencial para alcançar os mesmos resultados.
Uma das recomendações de Blasi é criar um acervo do conhecimento da empresa. “Imagine se cada companhia tivesse seu Google corporativo onde a pessoa digitasse uma palavra e viesse em vídeos explicativos coisas documentadas para as pessoas poderem trabalhar”, sugere.
O que acontece, segundo a consultora, é que uma boa parte do conhecimento dessas empresas está na cabeça das pessoas. Falta documentação e se depende do presencial para ter acesso a essas informações.
Além disso, criar um manual com acordos explícitos sobre trabalhar remotamente pode ser uma estratégia inteligente para deixar as pessoas na mesma página.
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4. Entenda qual o propósito de levar as pessoas para o escritório
A incorporação do modelo 3x2 (três dias no escritório e dois dias em casa) é inútil se não houver uma justificativa plausível. Segundo Sylvia Hartmann, esse é um erro legítimo que as empresas seguem cometendo.
Por exemplo, uma empresa decide optar pelo modelo híbrido de forma planejada. “O propósito é que uma vez por semana todo mundo esteja junto, não importa que produza menos. Queremos o calor de todo mundo junto. Isso já é uma justificativa legítima”, sugere Hartmann.
Segundo a pesquisadora, é necessário ter um argumento bem delimitado para ilustrar com mais detalhes aos profissionais o tipo de atividade que eles irão fazer quando se encontrarem de maneira presencial.
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