O Gmail, serviço de e-mail oferecido pelo Google, conquistou uma base massiva de usuários ativos, chegando a aproximadamente 4,2 bilhões de contas. No entanto, muitos desses usuários limitam sua interação ao simples envio e recebimento de e-mails, sem explorar as várias funcionalidades oferecidas pela plataforma.
Assim, para melhorar o uso no app vale explorar mais esses recursos “ocultos”. Confira a seguir seis funções “escondidas” do Gmail que podem facilitar sua rotina de comunicação.
Etiquetas
As etiquetas são aliadas valiosas na classificação de e-mails, permitindo localizar rapidamente mensagens relevantes.
Para criar etiquetas no Gmail, é necessário acessar as configurações clicando no ícone de engrenagem no canto superior direito da caixa de entrada e, em seguida, clique em Ver todas as configurações na parte superior do menu.
Dentro das configurações avançadas, selecione a guia Etiquetas e role até a seção de mesmo nome. Depois, selecione Criar uma nova etiqueta e, na nova aba, insira o nome desejado para a nova etiqueta e clique em Criar.
Assim, sempre que for etiquetar um e-mail específico, selecione-o na caixa de entrada, clique no ícone de Etiqueta no menu superior (semelhante a uma tag) e escolha a etiqueta desejada.
Respostas sugeridas
A funcionalidade de respostas sugeridas do Gmail utiliza inteligência artificial (IA) para sugerir respostas com base no conteúdo da mensagem recebida.
Ao abrir um e-mail, observe as sugestões de respostas que aparecem na parte inferior da mensagem. Essas sugestões são geradas automaticamente pelo sistema, levando em consideração o contexto da conversa.
Para inserir uma resposta sugerida, basta clicar na opção desejada. O Gmail preencherá automaticamente o campo de resposta com a escolha selecionada, economizando tempo e esforço na composição de mensagens comuns.
É importante mencionar que as sugestões de respostas podem variar em complexidade, desde respostas curtas até opções mais elaboradas. Além disso, o sistema aprende com o uso, adaptando-se ao seu estilo de comunicação ao longo do tempo.
Filtros para organizar e-mails
Os filtros do Gmail são uma ferramenta que promete automatizar a organização da sua caixa de entrada.
Ao criar filtros, é possível os configurar para que movam automaticamente e-mails para pastas específicas, marquem mensagens como lidas ou importantes, ou até mesmo excluam e-mails indesejados sem que você precise intervir.
Para isso, é necessário acessar o canto superior direito da caixa de entrada o ícone de engrenagem e selecionar Configurações. Depois, na parte superior do menu, clique na guia Filtros e endereços bloqueados e role a tela até encontrar a opção Criar um novo filtro.
Na nova janela, preencha os critérios que deseja aplicar ao filtro, isso pode incluir palavras-chave, endereços de e-mail específicos, assuntos, etc.
Após definir os critérios, clique no botão Criar filtro na parte inferior da tela e selecione as ações que deseja que o filtro execute quando um e-mail corresponder aos critérios definidos. Por fim, clique novamente em Criar filtro e pronto.
Programação de envio
A função de programação de envio permite que você programe o momento exato de entrega dos seus e-mails.
Ao escrever um e-mail, ao lado do botão Enviar uma pequena seta para baixo. Ao clicar nessa seta há a opção Agendar envio onde é possível escolher entre uma variedade de horários predefinidos ou definir um horário personalizado.
Se optar por programar um horário personalizado, selecione a data e o horário desejados para o envio e depois, clique em Agendar envio. Vale lembrar que, após agendar o envio, você pode revisar, editar ou cancelar o e-mail programado a qualquer momento antes do horário agendado.
Modo confidencial
O modo confidencial oferece uma camada adicional de segurança para os e-mails.
Ao redigir um e-mail no Gmail, é possível encontrar o ícone de Modo confidencial na parte inferior da janela de composição, representado por um cadeado com um relógio. Clique nesse ícone para ativá-lo.
Dentro das opções do modo confidencial, você pode escolher definir uma data de expiração para a mensagem, indicando quando ela será automaticamente removida da caixa de entrada do destinatário. Além disso, é possível adicionar uma senha extra para proteger o acesso à mensagem.
Quando a opção de senha é habilitada, o destinatário receberá um SMS contendo um código de desbloqueio para acessar a mensagem. Isso garante uma camada extra de segurança, especialmente útil ao enviar informações sensíveis.
Modelos
O Gmail também permite escolher modelos de e-mail para facilitar o uso.
No canto inferior direito da tela ao escrever um e-mail, nos três pontos verticais é possível acessar um menu de opções. Escolha a opção Modelos e, em seguida, Modelos de e-mail.
Nessa nova aba, o usuário pode selecionar modelos existentes ou criar um novo. Ao escolher um modelo, é possível personalizar conforme necessário inserindo informações específicas e ajustando o conteúdo de acordo com a situação.
Após personalizar o modelo, clique em Salvar para armazená-lo na biblioteca de modelos. Quando estiver redigindo um novo e-mail no futuro, acesse a opção Modelos e escolha o modelo desejado. O conteúdo dele será inserido automaticamente na mensagem em criação.
*Alice Labate é estagiária sob supervisão do editor Bruno Romani
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